1大数据技术对档案管理工作的作用

1.1提升档案管理效率

档案管理数字化能够提升档案管理的效率，传统的人工档案管理受人工能力的限制非常大，档案管理人员每天能够整理分类归档的档案资料是有限的，而在调用查找档案时，档案管理人员又需要花费大量时间，并且整个过程容易出现失误，因此人工档案管理的效率并不算高。而数字化档案管理将所有的档案资料都汇编到数据库中，利用计算机算法对档案进行编号，然后将档案的信息保存在服务器中，需要调用查找档案时，只需要在计算机中输入有关信息，就能够快速找到档案的位置和内容，极大提高了档案管理的效率。

1.2提高档案管理质量

档案管理数字化还能够提高档案管理的质量。档案管理工作最重要的职责就是整理档案与归类保存档案，传统人工管理模式不仅效率低下，而且准确率也不高，档案管理经常出现错误，当需要使用档案的时候会因为这些错误大大增加流程时间。档案管理数字化则可以克服人工管理容易出现的问题，只要给计算机输入正确的内容，在整理和保存过程中就不会出现错误，档案管理的质量也因此得到显著提升。

1.3降低档案管理成本

档案管理数字化的另一个重要作用就是降低档案管理的成本。传统档案管理工作保存了大量的纸质档案，这些纸质档案的保存既要占据空间，又需要合适的保存环境，否则档案破损丢失又会造成许多问题，所以纸质档案的保存成本相对较高。而数字化档案将档案转换成数字信息，保存在云端服务器上，减少了纸质档案的数量，并且数据信息不会占用现实空间和资源，能够极大节省档案保存的成本。

2大数据背景下信息化发展背景下档案工作的实践探究

2.1注重档案载体本身内在安全品质的提升

针对档案安全保密管理中档案自身的安全品质问题，各个组织的档案部门应以社会治理精细化、专业化建设为契机，对每一份档案，不管是纸质版的，还是电子版的，都要进行内在安全品质的把控。按照档案安全治理精细化和专业化的要求，对所有档案进行道德层面、法律层面的安全考量，以此确保档案自身内容上的安全品质没有问题。

2.2 注重档案安全保密建设

针对档案安全保密管理的制度建设与执行方面的问题，各个组织的档案部门应以全面依法治国治档案为契机，加大档案的收集、整理、保存、传送、查阅、开发利用、宣传、研究等方面使用环节的立法、执法、司法和守法等方面的建设与执行，以此推动档案安全保密管理工作法治化运行。

2.3以治理社会化建设为契机，加大档案安全

保密管理的能力提升，夯实档案安全保密管理的主体力量推动档案安全保密管理，最终还是要落实到人。因此，针对档案安全保密管理中企业档案管理工作人员、档案用户等存在的安全意识和能力不强的问题，抓好档案工作人员和组织内部所有工作人员的安全保密管理素质、能力的教育培训，以此提升其安全保密管理的意识、素质和能力；坚持共建共享共治的原则，建构组织内部的档案安全保密管理的大格局；同时，加大对档案利用用户的安全保密管理的教育和管理，以此从外部形成一个安全保密管理的用户群体。

2.4加大档案安全保密管理的智能化建设

针对档案安全保密管理技术层面存在的风险和问题，各个组织的文书企业档案管理部门应高度重视智能化和信息化技术的采用，充分利用好大数据及其相关技术，坚持技术赋能的强大动力发挥，在充分利用大数据及其相关技术的便利的时候，必须要做好档案运行的各个环节的安全风险规避，尤其是要做好档案收集和整理归类中的风险规避、档案利用中的风险规避、档案传送中的风险规避、档案保存中的风险规避等，以此推动档案安全保密管理信息化、智能化发展。

2.5增强档案工作的保密意识

在信息化发展背景下，档案工作的保密极为重要，首先，企业可通过建立完善的档案信息化保密制度，以确保档案资源的保密工作能有序地进行，并做好档案资源各阶段的等级、查询、复制、保存、销毁和定期检查等工作内容，明确保密档案资源的基本工作要求；其次，加强文书企业档案管理人员的保密意识，管理人员在档案工作中有不可忽视的作用，其工作意识和态度能直接影响档案的安全，对此，企业要采取有效措施，不断地提高企业档案管理人员对档案资源的保密、防范意识，并加强对企业档案管理人员的保密培训工作；最后，企业更要在日常工作中采取各种措施，不断地提高档案资源使用者对档案资源的保密意识和理念，使其在使用档案资源的过程中能严格遵守既定的规章制度，准确地把握自身所要承担的法律责任。

2.6提高档案工作管理人员的素质

在档案信息化建设中，档案工作管理人员是最直接的参与者，其自身的素质高、低能直接地影响该项工作的开展情况和质量。对此，企业可通过甄选出态度认真、工作能力较强的工作人员从事档案工作，并通过培训培养其档案工作信息化能力，让其意识到档案信息化管理的意义；与此同时，档案工作管理人员要掌握一定的信息化操作技能，以确保对档案信息化建设中所有设备的熟练操作。而在培训工作结束后，企业可通过定期考核的方式，来观察其在档案信息化管理中的实际操作表现，只有通过考核的人员才能真正地胜任该项工作。

2.7 加强对档案工作的监督

针对档案工作信息化建设，相关企业可建立出监督机制，做好对档案工作的监督，这也是实现档案工作信息化建设的主要措施之一。对此，相关企业在建立监督机制时要经过层层筛选来安排专业人员从事监督工作，并要求监督人员有较强的责任心，并能对档案工作管理人员的日常工作进行监督，在发现其工作过程中出现问题或不当操作时及时地与其进行沟通，以期用最快速度解决出现的问题，避免影响其他工作。并且，监督人员要定期进行监督情况记录，记录结果也要定期进行总结，以确保档案信息化建设的整体质量；

2.8规范档案的管理工作

在档案的管理工作中，企业和档案工作管理人员要不断地完善该项工作，并制订出合理的步骤，以达到规范工作的目的。对此，相关工作人员可将档案工作内容分化为多个步骤，并制订出在每个步骤中的正确操作，让档案工作人员能规范自身的工作行为。其内容要包含档案的查阅、利用、存储多个方面。如档案资源的使用者在享用档案资源时，首先要通过向上级领导报告，待上级领导批准后，根据相应的使用协议的签订，来获取自己所需的档案资源，并要署名档案资源的出处、何时使用、何时销毁等内容。或者也可通过档案信息化系统设置自动销毁功能，若档案的存在时间超出了使用者所申请的时间，便会自动对下载的档案资源进行销毁，进一步强化档案资源的安全性；

2.9使用集中化的管理模式

多、散是分散化的管理模式的特点，由于数据信息量增大，应用分散化的管理模式难以实现高效率。集中化的管理模式能保障数据信息的完整度，也能提高数据的真实性。硬件设备不断更新，为集中化的管理模式提供良好的条件，有利于工作人员集中展开管理工作；

2.9.1完善管理机制

可发挥大数据信息技术的作用，搜集、整理、提取等多项工作，实现一体化管理。实际工作中，需针对各项管理工作完善、落实考核机制，还需结合实际情况优化管理流程、制度，真正发挥制度作用，充分调动工作人员工作热情，最大化发挥大数据信息技术的作用，实现高效管理；

2.9.2实现登记流程电子化，结合实际情况优化工作流程

不同类型的电子信息档案登记流程存在差异，为确保工作流程有序、高效，可使用大数据分析技术对其进行分析，遵循“明确、科学”原则，通过删减不必要的流程，整合重复流程等多种方式，实现登记流程简单、安全、有效。优化后的电子档案登记流程具体现展现出数据保存、查询的过程及实际操作步骤。同时明确电子档案登记流程的规范，确保登记方式有效，保障档案工作在大数据信息技术的帮助下高效落实；

2.9.3分析电子档案管理、纸质档案管理的差异

传统档案管理难以储存大量数据信息，然而，管理方面却具备严谨、高效、安全等诸多优势。电子档案可储存大量数据信息，也为用户提供快速获取信息数据的功能，但在安全方面有待完善。为进一步提高电子档案管理工作质效，工作人员需分析系纸质档案管理工作的方式、优势，将纸质档案和电子档案的管理有效融合，提高电子档案管理的安全性，也推动电子档案管理的发展。

2.10加大人力、资金投入，实现常态化数字管理

信息化管理是档案管理发展的主要目标。不断变化、发展的社会背景下，传统管理方法已不具备优势，电子化、信息化档案管理工作的优势已逐渐凸显。现阶段，大数据信息技术已应用于档案管理工作中，管理流程等各方面工作已得到优化。作为工作人员，应明确数字化管理已成发展趋势。智能化、数字化的管理工作不仅全面提高管理质效，还能提高服务质量。因此，必须构建完整的管理体系。档案管理单位应明确常态化数字管理为主要发展目标，有关部门应为其提供资金等诸多方面的帮助，帮助工作人员落实数字化管理工作。同时根据数字化档案管理的相关标准将工作进行分类，并持续发挥大数据信息技术的作用，进一步提高数字化水平，保障档案有效应用，提高档案的创造价值；此外，还可吸收熟练应用大数据信息技术的专业性人才，发挥创新能力，持续优化管理工作；同时，可强化管理制度建设，确保档案管理每项工作流程的科学性，坚持探索档案管理与大数据信息技术融合的新路径，创新大数据技术与管理工作中的应用，赋予数据更多价值。

2.11制定考核和激励制度，提高管理能力

由于档案管理发展速度较快，组建优秀的管理团队后，还应制定考核和激励制度，用以强化工作人员主动学习的思想意识，确保工作人员的管理能力随档案管理工作发展而提高，保障管理能满足不断发展的档案管理工作的需求。第一，管理者应积极组织培训，培训内容应包含思想意识、信息技术应用能力两方面，以此提高工作人员的管理能力；此外，需适当优化培训内容，结合管理队伍的实际情况，适当增加和删减内容，并设置可实践的项目，以提高培训的针对性、有效性；第二，根据实际情况优化考核制度，用考核制度激发工作人员学习的积极性和主动性。考核制度以考核工作人员能力为主，考核方式应以实操为主。评价方式不应以单一的分数为标准，而是以工作人员的掌握水平为主；第三，落实激励制度。根据实际情况制定激励制度，并设计多元化的激励方式，如工作人员完成考核、表现优异，态度认真，可用假期、奖金、锦旗、礼品等多种方式予以鼓励；如工作人员未通过考核，消极对待培训与工作，可采取罚金等形式进行处罚。除培养人才外，还应重视人才引进。可发挥信息技术的作用，将用人需求发布于各个平台，并利用大数据技术对应聘人员的资料进行分析，科学评价每位应聘者，邀请与岗位匹配度较高的人员前来应聘，选择出兼具创新能力、学习能力、前瞻意识的优秀人才，为管理团队注入活力。

2.12扩宽应用渠道，提高数据安全性

将大数据信息技术应用于档案管理工作能有效开发数据信息，还赋予档案管理更多价值。社会不断发展背景下，工作人员需扩宽应用渠道，展现数据的优势，进而推动行业的发展。工作人员应主动学习大数据信息技术，认识大数据信息技术与服务的关系，革新理念，积极发挥信息技术作用，将有价值的信息持续提供给用户；此外，工作人员可用大数据技术分析用户获取资料的流程，明确用户需求，确保准确掌握管理工作的关键点、明确关键数据内容。已收集的信息中，工作人员需再次利用信息技术挖掘信息价值，保障数据真实有效，同时，将有价值的信息分享给用户，确保数据发挥作用。

结语

综上所述，档案信息化系统相对于传统的档案工作模式，有一定的优势，能提高档案资源的使用速度和储存速度以提高工作效率，同时也与现代化发展理念相符合。对此，更应进一步加强档案的信息化建设，以满足企业对档案工作的需求。

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